Jak myślisz, jakie jest największe zagrożenie w zapewnieniu bezpieczeństwa informacji w firmie? Brak oprogramowania antywirusowego? Nieaktualne firewalle? Niezabezpieczone sieci?
Wszystkie te elementy są dużym problemem dla organizacji i przedsiębiorstw, ale największym zagrożeniem dla bezpieczeństwa informacji w organizacji jest zupełnie coś innego. To ludzie.
Firmy, chcąc chronić informacje, coraz lepiej zabezpieczają się od strony teleinformatycznej oraz proceduralnej. To jednak na pracownikach spoczywa największa odpowiedzialność za bezpieczeństwo obiegu danych i informacji. Ludzie powodują, że nawet najbardziej rozwinięte systemy zabezpieczeń informacji przestają działać, a wszelkie procedury, oprogramowania i sprzęt zabezpieczający nie spowodują zmiany w nawykach pracowników. Niestety, to pracownicy chętnie szastają informacjami i danymi, ponieważ niewłaściwie oceniają ryzyko ich utraty. Ważne, często poufne informacje są tematami plotek na korytarzu czy przy papierosie. Firmowe informacje przeplatają się w rozmowach, a kolejne osoby przekazują je dalej. Pracownicy zabierają do domu poufne dokumenty na dyskach USB, podłączają je do niezabezpieczonych komputerów i nie traktują tego jako niewłaściwego zachowania.
Co możesz zrobić, aby zminimalizować zagrożenia związane z niewiedzą i niedbalstwem pracowników i zwiększyć bezpieczeństwo swojej firmy? Kierując się tą właśnie myślą należy zadbać o edukację pracowników firmy, na każdym poziomie struktury organizacji.
Wprowadź szkolenia z bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych dla wszystkich pracowników
Jeśli personel nie został przeszkolony z podstawowych zasad zapewnienia ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji trudno sądzić, że będzie je znał i przestrzegał. Nawet najbardziej podstawowe szkolenie pomoże wyeliminować znaczną część ryzyka wycieku danych, z którym boryka się organizacja, a które spowodowane jest brakiem wiedzy wśród pracowników. Przeprowadzenie odpowiednich szkoleń z udziałem wyspecjalizowanych ekspertów zewnętrznych lub wewnętrznych trenerów zwróci personelowi uwagę, że nawet jeden, pozornie mały wyciek istotnych informacji może być przyczyną utraty ważnego kontraktu lub wycofania się klientów. Stawiając na szkolenia zwiększasz świadomość, że właściwy obieg informacji wewnątrz i na zewnątrz firmy ma kluczowe znaczenie dla jej funkcjonowania.
Przydzielaj upoważnienia dostępu o odpowiednim zakresie uprawnień
Zasadą dotyczącą ochrony danych w firmie, którą powinny się kierować wszystkie przedsiębiorstwa, to nieupoważnianie niewłaściwych osób do dostępu do informacji i danych, które są im zbędne do wykonywania pracy. Nadaj pracownikom upoważnienia i dostępy do danych niezbędnych do wykonywania ich obowiązków. Wyciek lub udostępnienie danych, które są w posiadaniu firmy osobom nieupoważnionym mogą się negatywnie odbić na jej reputacji. Konsekwencje mogą być szersze – wysokie kary finansowe lub utrata części klientów. Organizacje powinny zadbać o bezpieczeństwo i ostrożnie nadawać poszczególnym osobom upoważnienia dostępu do posiadanych danych.
Pamiętajmy też, że coraz popularniejsze są również rozwiązania „w chmurze”, które stwarzają jeszcze większe wyzwania związane z ich ochroną, mimo że już teraz duża część takich aplikacji posiada zaawansowane funkcje zarządzania uprawnieniami. Nie pozwól, aby pracownicy przechowywali dokumenty firmowe w dowolnym miejscu i w dowolny sposób i przydzielaj dostępy do tych zasobów odpowiednim osobom.
Wprowadź proste zasady związane z bezpieczeństwem informacji
Jeśli chcesz, aby pracownicy firmy poważnie traktowali bezpieczeństwo informacji i ochronę danych osobowych musisz zadbać o odpowiednie zasady i procedury. Wprowadzenie w przedsiębiorstwie dokumentacji regulującej kwestie ochrony danych osobowych oraz stworzenie procesów zapewniających bezpieczeństwo informacji w organizacji minimalizuje niewiedzę pracowników. Dokumenty te powinny być proste, napisane w sposób zrozumiały i łatwo dostępne. Jeśli przygotowane przez organizację zasady bezpieczeństwa będą skomplikowane, prawdopodobnie nie zostaną zrozumiane, a zatem nie będą też przestrzegane. Należy unikać tworzenia „pustych” dokumentacji i procedur, które z powodu ich niezrozumienia lub oderwania od realiów funkcjonowania organizacji nie wpłyną na poprawę bezpieczeństwa.
Bezpieczeństwo jest kwestią związaną z zapewnieniem równowagi między minimalizacją ryzyka a maksymalizacją wydajności. Organizacje powinny być skłonne do kompromisu w miejscach o niższym poziomie ryzyka, jednak silnie pilnować granic przestrzegania bezpieczeństwa w obszarach, które tego wymagają. Pamiętając, że to ludzie i ich zachowania przyczyniają się do popełniania dużej części błędów, należy zadbać o odpowiednie przygotowanie pracowników. Pamiętajmy też, że podejście pracowników kształtuje też przykład, jaki dają osoby na najwyższych szczeblach organizacji, dlatego od nich należy rozpocząć proces edukacji i zwiększania świadomości w przedsiębiorstwie.