Ochrona danych osobowych w placówce medycznej jest jednym z kluczowych elementów, z którym muszą zmierzyć się lekarze i administracja placówek. Sektor opieki zdrowotnej jest coraz bardziej zaawansowany i chętnie korzysta z nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Nieuchronnie, spowodowało to obawy związane z ochroną danych i bezpieczeństwem informacji. Brak odpowiednich zabezpieczeń oraz nieświadomość pracowników szpitali w zakresie właściwego zabezpieczania informacji jest często wyzwaniem dla sektora medycznego.
Jak zadbać o ochronę danych osobowych w placówkach medycznych? Przedstawiamy wskazówki, które pomogą poprawić bezpieczeństwo informacji w organizacjach opieki zdrowotnej. Zwracamy uwagę na narzędzia i metody, które należy wykorzystywać przez cały rok w celu zapewnienia ochrony wrażliwych danych pacjentów.
Krok pierwszy: opisz zasady ochrony danych osobowych w placówce medycznej
Każda organizacja opieki zdrowotnej ma obowiązek zapewnić, by informacje, do których mają dostęp jej pracownicy, były bezpieczne i odpowiednio wykorzystywane. Bez dobrze skonstruowanych zasad bezpieczeństwa informacji pracownicy, a także osoby trzecie, nie mają wskazówek w zakresie ochrony danych, którymi mieliby się kierować przy wykonywaniu codziennych zadań. Pierwszym etapem powinno być stworzenie Polityki bezpieczeństwa i Instrukcji zarządzania systemem informatycznym.
Ważne pytania, które należy sobie zadać opracowując politykę bezpieczeństwa, to:
- Czy polityka jest dostosowana do celów firmy?
- Czy jest dostosowana do aktualnych przepisów prawa?
- Czy jest pomocna osobom, do których jest skierowana?
- W jakiej formie przekazać politykę swoim odbiorcom?
Krok drugi: inwestuj w technologie
Przed podjęciem decyzji o inwestowaniu w nowe rozwiązania technologiczne ważnym zadaniem jest określenie zagadnień związanych z bezpieczeństwem w placówce. Czy placówka napotyka na problemy ze względu na rodzaj posiadanego już oprogramowania lub jego braku? Czy oprogramowanie jest prawidłowo wykorzystywane przez pracowników? Czy pracownicy mogą łatwo i bezpiecznie uzyskać dostęp do danych w używanych systemach i platformach?
Te pytania są ważne, aby zidentyfikować wszelkie problemy związane z bezpieczeństwem danych. Ważnym aspektem jest to, że systemy i protokoły bezpieczeństwa danych nie zawsze są zaprojektowane w oparciu o potrzeby personelu pierwszej linii. Personel musi stawiać czoło trudnościom z przekazywaniem poufnych informacji bez obaw o ich bezpieczeństwo. Przykładowo, pracownicy placówek medycznych powinni w sposób prosty i sprawny móc szyfrować poufne informacje, a zatem inwestycje w takie technologie, jak szyfrowanie poczty e-mail, pomogłyby rozwiązać ten problem.
Krok trzeci: przeszkól personel
Jednym z głównych obszarów, na który należy zwrócić uwagę, jest wzrost błędów ludzkich – co okazuje się być najczęstszą przyczyną naruszeń danych. Szkolenie jest ważnym aspektem każdej zmiany w organizacji. Bez akceptacji i zrozumienia ze strony pracowników próba wprowadzenia każdej zmiany stwarza potencjalne straty zarówno czasu jak i pieniędzy. Możesz wnieść do firmy najlepsze praktyki, ale bez informowania i przeszkolenia personelu o tym, dlaczego są ważne i jak ich prawidłowo używać, zmiana może zakończyć się fiaskiem.
Celem szkolenia z ochrony danych osobowych w placówce medycznej jest zapewnienie wszystkim pracownikom otwartego nastawienia wobec zmian, aby uniknąć ich odrzucenia ze względu na brak wiedzy i zrozumienia. Dodatkowo, szkolenie jest skutecznym sposobem upewnienia się, że każdy zapoznał się i zrozumiał przekazaną treść dokumentacji związanej z bezpieczeństwem informacji i ochroną danych. Najlepszym sposobem zaangażowania pracowników do aktywnego działania jest zapewnienie wysokiej jakości szkolenia, które rzeczywiście poszerzy ich wiedzę i znajdzie odzwierciedlenie w codziennie wykonywanej pracy.
Krok czwarty: wyjaśnij zasady osobom trzecim
Wiele firm realizuje obowiązek posiadania Polityki bezpieczeństwa oraz Instrukcji zarządzania systemem informatycznym, jednakże ich zewnętrzni partnerzy nie stosują takich samych zasad. Wszelkie informacje, które są przetwarzane w twoim imieniu przez podmioty lub osoby trzecie (np. zewnętrzne firmy informatyczne, biura rachunkowe, laboratoria itd.), nadal podlegają twojej ochronie.
Z tego powodu ważne jest, aby wyjaśnić obowiązujące zasady ochrony danych osobom i firmom, którym powierzone zostają dane osobowe celu uniknięcia szkody dla reputacji twojej firmy. W przypadku usług zleconych na zewnątrz może to oznaczać zapewnienie prawidłowego szkolenia dla osób trzecich, zawarcie umów powierzenia danych oraz zadbanie o odpowiednie zabezpieczenia informatyczne w sposobie przekazywanych danych.
Krok piąty: pamiętaj o kontroli
Istotnym czynnikiem przy wdrażaniu zmian w ochronie danych osobowych jest możliwość zapewnienia sobie kontroli nad udostępnionymi informacjami. W tak delikatnym środowisku danych, jak opieka zdrowotna ważne jest zadbanie o rozwiązania umożliwiające zmniejszenie możliwości wycieku lub utraty danych osobowych, w tym również danych wrażliwych. Prościej jest zadbać o odpowiednie zabezpieczenia, kontrolować sposób przepływu informacji w placówkach i zwiększać świadomość wśród pracowników, niż naprawiać skutki popełnionych błędów. W zapewnieniu kontroli pomaga nawet zaszyfrowanie hasłem przekazywanych elektronicznie plików i dokumentów wymagające od adresata wcześniejszego wprowadzenia hasła. Dzięki temu nawet jeśli nadawca nie zdał sobie sprawy, że wiadomość została wysłana niewłaściwie, odbiorca nadal nie będzie mógł uzyskać dostępu do wiadomości e-mail bez uzgodnionego hasła.
Ochrona danych osobowych w placówkach medycznych staje się coraz istotniejsza ze względu na zmieniające się przepisy i rosnącą świadomość pracowników placówek. Przychodnie, szpitale i organizacje opieki zdrowotnej zaczęły inwestować w rozwiązania chroniące poufne dane pacjenta. Oznacza to całościowe podejście do bezpieczeństwa informacji i inwestowanie we wprowadzenie nowych zasad ochrony danych, w technologie bezpieczeństwa informacji oraz w zmianę przyzwyczajeń pracowników i informowanie ich o znaczeniu ochrony danych pacjenta.
Personel medyczny i pracownicy na wszystkich szczeblach placówek powinni być zaangażowani w zapewnienie wysokiego poziomu ochrony danych. Czas poświęcony na wprowadzenie zmian technologicznych, polityki bezpieczeństwa oraz szkolenia pomoże rozwiązać ten problem i zagwarantować, że zmienione zasady i nowe wytyczne zostaną w sposób płynny wdrożone w kulturę firmy.
Przeczytaj też Jak przygotować firmę do RODO?
