Audyt RODO

Jednym z pierwszych kroków na drodze do efektywnego wdrożenia zaleceń RODO w praktycznym funkcjonowaniu organizacji jest audyt danych osobowych. Jego zasadnicza istota sprowadza się do zdiagnozowania, jakie informacje gromadzone są na bieżąco w firmowych bazach oraz w jaki sposób są one przetwarzane. Ponadto w trakcie całego przedsięwzięcia zwraca się również uwagę na ewentualne niezgodności z obowiązującymi procedurami prawnymi, wskazując na realne możliwości ich zniwelowania na późniejszych etapach postępowania wdrożeniowego. Prawidłowo przeprowadzone czynności audytowe stanowią podstawę do efektywnego wprowadzenia w życie wyszczególnionych w Rozporządzeniu RODO postanowień. Choć samego audytu nie można utożsamiać z czynnościami wdrażającymi, jego wcześniejsze zorganizowanie oraz rzetelne sporządzenie raportów ze wszystkich podejmowanych w tym czasie działań pozwala na sprawne wprowadzenie w życie obowiązkowych zaleceń dotyczących ochrony danych osobowych.

Procedura przebiegu audytu RODO

Na wybór sposobów postępowania podczas przeprowadzania kontroli bezpieczeństwa poufnych informacji zgromadzonych w bazach przedsiębiorstwa wpływa głównie wielkość oraz złożoność struktury organizacyjnej danego podmiotu gospodarczego. Zwykle jednak na zlecenie naszych klientów wykonujemy audyt RODO, w skład którego wchodzą trzy fazy: zbierania informacji, ich gromadzenia i analizowania, a także sporządzania planów i zaleceń wdrożeniowych.

Procedura audytowa z reguły rozpoczyna się wstępnym spotkaniem z pracownikami, w trakcie którego dochodzi do zapoznania zespołów z podstawowymi wiadomościami na temat tego, czym są dane osobowe oraz w jaki sposób należy je chronić. W trakcie audytu podejmujemy się opracowania specjalnych raportów wdrożeniowych, w których wskazujemy na zauważone uchybienia proceduralne oraz praktyczne sposoby ich zniwelowania. Ustalamy także priorytet realizowanych zadań oraz przygotowujemy profesjonalny plan wprowadzenia w życie przyjętych rozwiązań.

Od samego początku czuwamy nad prawidłowością przebiegu audytu danych osobowych. Przeprowadzamy inwentaryzację procesów ich przetwarzania, dzieląc zgromadzone informacje według przyjętych odgórnie kryteriów zgodności z założeniami RODO. Zwracamy uwagę na miejsce i czas przechowywania informacji oraz na metody ich zabezpieczania. Wskazujemy, komu i w jakim celu udostępniane są określone dane osobowe. Na koniec wykonujemy rejestr zrealizowanych czynności.

Klienci, dla których przeprowadziliśmy audyt RODO, mogą również liczyć na pomoc w zakresie sporządzenia planów wdrożeniowych. Opracowujemy je w oparciu o dokonaną wcześniej ocenę zgodności realizowanych czynności przetwarzania z obowiązującymi przepisami prawnymi. Zorganizowana przez nas kontrola zarządzania danymi osobowymi w firmie pozwoli wyeliminować wszelkie nieprawidłowości w tym zakresie.