Z końcem zeszłego roku w życie weszła Dyrektywa w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (tzw. dyrektywa o ochronie sygnalistów). Polska znalazła się w grupie tych państw, w których do chwili obecnej trudno doszukiwać się ponadbranżowej regulacji zapewniającej ochronę sygnalistów. To ma się zmienić, ponieważ polski ustawodawca ma czas do 17 grudnia 2021 r. na wdrożenie Dyrektywy poświęconej sygnalistom.
Implementacja może nastąpić w ramach osobnej ustawy o ochronie sygnalistów, jak również w procesie nowelizacji obowiązujących aktów prawnych. Nie czekając na polskiego ustawodawcę wiele organizacji już rozpoczęło proces budowania skutecznego systemu compliance, w skład którego niewątpliwie wchodzi stworzenie kanału anonimowego zgłaszania nieprawidłowości.
Jak sygnalista może pomóc organizacji?
W świadomości społeczeństwa sygnaliści są różnie postrzegani, niekiedy wręcz uznawani za donosicieli. Zdecydowanie to, w jaki sposób sygnalista będzie odbierany w organizacji zależy od zaangażowania kadry zarządzającej w budowanie skutecznego systemu compliance. Sygnalista powinien być postrzegany jako osoba, która mając na względzie dobro swojego miejsca pracy i (lub) dobro publiczne przekazuje informacje o nieprawidłowościach związanych z funkcjonowaniem organizacji. Celem nadrzędnym Dyrektywy jest zapewnienie sygnalistom ochrony przed działaniami odwetowymi za dokonane zgłoszenia naruszenia prawa. Sygnalista na podstawie Dyrektywy ma do wyboru trzy drogi zgłoszenia naruszenia:
- wewnątrz organizacji („zgłoszenie wewnętrzne”),
- organowi zewnętrznemu („zgłoszenie zewnętrzne”),
- opinii publicznej (np. za pośrednictwem mediów społecznościowych).
Pracodawca powinien zachęcać pracowników do skorzystania w pierwszej kolejności z wewnętrznego kanału dokonywania zgłoszeń. Niewątpliwie to pracodawca będąc najbliżej źródła problemu ma największą możliwość jego zbadania i przede wszystkim wdrożenia odpowiednich środków naprawczych. Ponadto świadomy pracodawca będzie wiedział, że zgłoszenie naruszenia prawa wewnątrz organizacji jest dla niego korzystniejsze niż np. przekazanie przez pracownika informacji o naruszeniu do mediów. Wewnętrzny kanał komunikacji do dokonywania zgłoszeń powinien być traktowany jako skuteczne narzędzie zarządzania ryzkiem, które pozwala pracodawcy na wczesnym etapie dostrzec nieprawidłowości i zoptymalizować istniejące procesy.
Anonimowość
Jednym z najważniejszych aspektów w ramach budowania wewnętrznego kanału komunikacji jest zapewnienie poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia, zarówno podczas procesu zgłaszania naruszenia, jak również w toku prowadzenia postępowania wyjaśniającego. Jak wskazuje Dyrektywa, możliwość ujawnienia tożsamości sygnalisty powinna istnieć jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z prawa Unii lub prawa krajowego w kontekście postępowań wyjaśniających prowadzonych przez organy lub postępowań sądowych, w szczególności w celu zagwarantowania prawa do obrony osobom, których dotyczy zgłoszenie. Anonimowość może być tym czynnikiem, który ośmieli pracowników, czy kontrahentów do zgłaszania naruszeń. Sygnalista, nawet zgłaszając anonimowo naruszenie, powinien otrzymać informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań naprawczych. Zgodnie z Dyrektywą powinno to nastąpić w rozsądnym terminie, co oznacza, że termin ten nie powinien przekroczyć trzech miesięcy. Niewątpliwie szybkie rozwiązanie problemu przez organizację pozwoli jej uniknąć niepotrzebnego ujawnienia publicznego powstałych nieprawidłowości. Ważne w tym procesie jest to, aby po stronie pracodawcy były osoby kompetentne do zarządzenia danym naruszeniem. Dyrektywa dopuszcza przyjmowanie zgłoszeń naruszeń m.in. przez doradców, dostawców platform do zgłaszania naruszeń, przedstawicieli związków zawodowych lub przedstawicieli pracowników. Wybór najwłaściwszych osób do przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia postępowania wyjaśniającego zależy przede wszystkim od struktury danego podmiotu. W tym kontekście istotne jest jednak zapewnienie braku konfliktów interesów oraz niezależności.
Podsumowanie
Implementacja Dyrektywy do polskiego porządku prawnego wpłynie zarówno na sektor publiczny, jak i prywatny. Nadchodzące zmiany wymuszą podjęcie działań proceduralnych i organizacyjnych, które w rezultacie mogą zaowocować mentalnym przewrotem w podejściu do osób zgłaszających naruszenia oraz mogą wpłynąć na kształtowanie świadomości prawnej i etycznej pracowników. Z punktu widzenia pracodawcy wdrożenie skutecznego kanału do zgłaszania naruszeń prawa pozwoli mu odpowiednio wcześnie ocenić daną nieprawidłowość i podjąć odpowiednie kroki, co w konsekwencji doprowadzi do znaczących oszczędności finansowych w organizacji.
Autor: Aleksandra Chatys, Specjalista ds. ochrony danych osobowych/aplikant radcowski
